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Rathaus ist unterbesetzt – Was jetzt zu tun ist

Verwaltung legt Maßnahmenplan vor

Ob beim Kita-Neubau im Holterhöfchen, bei Luftfilter-Anlagen in den Schulen oder bei ganz normalen Dienstleistungen wie Bürgerbüro oder Gebührenbescheiden – immer wieder erklärt das Rathaus, dass zu wenig Personal vorhanden sei.

Auch wir haben mehrfach über Engpässe berichtet und uns gefragt, wie das möglich ist.
Die Folgen sind klar: Das bestehende Personal ist überlastet, die Bürger müssen länger auf ihren Service warten.

Nun geht die Stadtverwaltung offenbar in die Offensive: Im Hauptausschuss am 25. August stellt sie einen Sachstandsbericht zur Personalentwicklung vor – und ein Konzept zur Mängelbeseitigung.

Wie ist die aktuelle Personalsituation im Hildener Rathaus?

In einer Verwaltungsvorlage für den Rat wird die Stellenbesetzung detailliert aufgeführt.

Wir kürzen es ein wenig ab und nehmen ein markantes Beispiel:
„Im Stellenplan 2021 sind zunächst 795 vollzeitverrechnete Soll-Stellen ausgewiesen. Darin sind 20 vollzeitverrechnete Stellen für Vertretungseinsätze (…) vorgesehen (…). Die bereinigte Soll-Personalkapazität liegt bei 775 vollzeitverrechneten Stellen. (…) Von den Stellen laut Stellenplan für Beamte und tariflich Beschäftigte waren (…) 726 besetzt. Die Vakanz(quote) innerhalb der Stellenplanbewirtschaftung liegt demnach bei 49 Stellen (6,3 %).“

49 unbesetzte Stellen – das ist in der Tat eine Hausnumme. Es gibt allerdings im selben Papier eine andere Rechenart, nach der "nur" 22 vollzeitverrechnete Stellen fehlen.

Wie auch immer: es gibt offenbar zu wenig Mitarbeiter(innen) im Rathaus.

Was sind die Gründe?

In einer weiteren Vorlage geht die Analyse weiter:

Engpässe gibt es demnach, weil

vakante Stellen auf der Fach- und Führungsebene immer schwerer zu besetzen sind,
ein erheblicher Teil der Führungskräfte in den kommenden Jahren in den Ruhestand geht,
die Fluktuation aufgrund eines enger werdenden Arbeitsmarktes zunimmt (zuletzt hatte beispielsweise der frisch eingeführte neue Leiter des Tiefbau- und Grünflächenamtes nach wenigen Monaten gekündigt, um einen Jobangebot in der freien Wirtschaft anzunehmen),
insbesondere in den Spezialfunktionen (Ingenieur/innen, Techniker/inne, IT-Fachleute, Sozialarbeiter/innen, Erzieher/innen) die Personalgewinnung und -bindung immer schwieriger wird
in der Vergangenheit keine gezielte Nachfolgeplanung und keine gezielte Personalentwicklung stattgefunden hat.

Was soll nun geschehen?

Die Verwaltung schlägt nun mehrere Maßnahmen vor, z.B. heißt es:

Neben der Erstellung eines Regelprozesses für die Nachfolgeplanung und Übergangsregelung soll durch eine effektive Rekrutierungsstrategie eine schnelle Besetzung vakanter Stellen erreicht werden.
Personalmarketingmaßnahmen zur Steigerung der Attraktivität der Stadt Hilden als Arbeitgeberin
Gewonnenes Personal binden, z.B. Einführung eines strukturierten und einheitlichen Onboardingprozesses für neue Mitarbeiter/innen, um einen "guten Start und eine effektive Einarbeitung" zu gewährleisten.
Jährliche Mitarbeiter/innen- und Orientierungsgespräche und eine turnusmäßige Beurteilungsrunde, gezielte Fort- und Weiterbildungsangebote
Aufbauen und sichern einer qualifizierten Führungsebene
Coaching von Führungskräften im Amt 51 (Schulverwaltung, Jugendförderung, Sozialer Dienst, Psychologische Beratungsstelle, Sportbüro)
Unterstützung der Führungskräfte bei der Erstellung des Auswahlverfahrens (Methoden, Fragetechniken) zwecks Qualitätssicherung bei der Rekrutierung
Maßnahmenkatalog für das Personalmarketing (Mitarbeiter/innen werben Mitarbeiter/innen, Vermehrte Nutzung von Instagram/Facebook, Überarbeitung des Karriereportals, Entwicklung von Flyern, Plakaten, Broschüren, Ausbau zielgruppenorientierter Stellenausschreibungen)
Aufbau der Arbeitgeberinmarke „Stadt Hilden“ (Employer Branding)
Konzept für den Aufstieg und Karrieremöglichkeiten in die nächsthöheren Laufbahngruppen (Laufbahngruppe 1.2 in Laufbahngruppe 2.1, Laufbahngruppe 2.1 in Laufbahngruppe 2.2)

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Und was soll das kosten?

Das alles und noch mehr ist geplant – und wird auch nicht günstig.

Vorgesehen sind u.a. diese Kosten:

Überarbeitung des Karriereportals, ggf. mit Unterstützung einer Werbeagentur: zwischen 10.000 € bis 25.000 €
Erstellung von Imageanzeigen und Informationsbroschüren: ca. 5.000 €
Teilnahmen an Verwaltungslehrgängen / Modulare Qualifizierung / ggf. Masterstudium: pro zeitgleich zugelassener Teilnehmerin / zugelassenem Teilnehmer zwischen 3.000 bis 8.000 € jährlich
Allgemeine Schulungen: ca. 40.000 € jährlich
Mehr Stellenanzeigen: ca. 10.000 € zusätzlich jährlich