Arbeitsrecht: Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber über Urlaubsanspruch und Resturlaub wissen müssen

Expertentipp von Rainer Schlottmann - Rechtsanwaltkanzlei RSL aus Hilden

Das Recht auf Jahresurlaub ist bereits in den Grundrechten der EU verankert. Auf dieser Grundlage ist der Arbeitgeber verpflichtet, seinen Arbeitnehmern Urlaub zu gewähren.

Der Arbeitgeber muss dabei die Urlaubswünsche seiner Arbeitnehmer berücksichtigen (§ 7 Abs. 1 BurlG). Sofern keine dringenden betrieblichen Belange oder die Urlaubswünsche anderer, in sozialer Hinsicht vorzuziehender, Arbeitnehmer der zeitlichen Festlegung des Urlaubsanspruches eines Arbeitnehmers entgegenstehen, muss der Arbeitgeber den Urlaubswünschen seiner Arbeitnehmer also gerecht werden. Dadurch werden strenge Voraussetzungen an die Ablehnung der Urlaubswünsche gestellt und ein Arbeitnehmer kann seinen Urlaub grundsätzlich frei einteilen.
Nach Urteilen des Europäischen Gerichtshofes und des Bundesarbeitsgerichts ist es nun nicht mehr ohne weiteres möglich, seinen Urlaubsanspruch zum Ablauf des Urlaubsjahres zu verlieren. Die meisten Arbeitnehmer haben sich daran gewöhnt, ihren Urlaub bis zum Jahresende bzw. spätestens bis zum 31. März genommen zu haben. Die Arbeitsgerichte haben jedoch entschieden, dass ein Arbeitnehmer die Möglichkeit haben musste, seinen Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Hierzu muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zunächst konkret auf seinen bestehenden Resturlaub hingewiesen haben. Nur wenn der Arbeitgeber auch nachträglich beweisen kann, dass er den Arbeitnehmer über den drohenden Verfall seines Urlaubsanspruchs rechtzeitig informiert, und dabei auch zur Urlaubsbeantragung aufgefordert hat, entfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers. Ansonsten wird der noch bestehende Urlaubsanspruch in das Folgejahr übertragen.
Das bedeutet konkret, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer förmlich auf seinen Resturlaub hinweisen muss. Eine mündliche Unterrichtung reicht aus. Jedoch ist es empfehlenswert, dies schriftlich zu tun, um im Streitfall diesen Nachweis führen zu können. Darüber hinaus muss die Mitteilung individualisiert sein. Sie muss also einen konkreten Bezug zu dem Mitarbeiter haben und pro Kalenderjahr erfolgen.
Wichtig ist, wann die Unterrichtung stattfindet. Eine Mitteilung zu Beginn des Jahres ist nicht ausreichend, da der Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer weitestgehend gleich ist, sodass die Mitteilung nicht individualisiert wäre. Empfehlenswert ist daher eine Mitteilung über den ausstehenden Urlaubsanspruch zu Beginn des 3. Quartals. Sollte eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer darüber bestehen, dass der Urlaubsanspruch eines Kalenderjahres in das Folgejahr übertragen werden kann, sodass dieser erst am 31. März des Folgejahres verfallen würde, muss der Arbeitnehmer zu Beginn des Folgejahres erneut über seinen verbleibenden Resturlaub unterrichtet werden.
Die Informationspflicht des Arbeitgebers beschränkt sich aber nicht nur auf den allgemeinen Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers, sondern wurde inzwischen durch das Landesarbeitsgericht Niedersachsen auch auf den Anspruch auf Zusatzurlaub für Schwerbehinderte gemäß § 125 SGB IX a.F. erstreckt.
Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht, den Arbeitnehmer auf den Urlaubsverfall hinzuweisen, nicht nach, hat der Arbeitnehmer einen Schadensersatzanspruch. Damit hat er ein Recht auf „Ersatzurlaub“. Sollte das Arbeitsverhältnis in der Zwischenzeit beendet sein, wird aus dem „Ersatzurlaub“ ein Abgeltungsanspruch. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer Geld für seinen nicht genommenen Urlaub erhält.
Bisher gab es keinen Urlaubsabgeltungsanspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Tod eines Arbeitnehmers. Mit dem Tod sind somit auch seine Urlaubsansprüche untergegangen. Das Bundesarbeitsgericht hat jetzt entschieden, dass der Urlaubsanspruch des verstorbenen Arbeitnehmers vererblich ist. Dieses Erbe hat die Form eines Urlaubsabgeltungsanspruchs, entspricht also einer finanziellen Vergütung. Dieser Anspruch bezieht sich ebenfalls sowohl auf den gesetzlichen Urlaub als auch auf Zusatzurlaub im Falle von schwerbehinderten Menschen.
Tipp für Arbeitgeber: Überprüfen Sie als Arbeitgeber regelmäßig und rechtzeitig vor Ablauf eines Kalenderjahres die restlichen Urlaubsansprüche ihrer Mitarbeiter und fordern Sie sie zur Beantragung des Urlaubs schriftlich und individuell auf. Die Mitteilung muss transparent sein, sodass ein Hinweis über die restlichen Urlaubstage auf den monatlichen Lohnabrechnungen regelmäßig nicht ausreicht.

Rainer Schlottmann
Rechtsanwaltskanzlei RSL Hilden

08.05.20